أهــــــم 15 دقيقة في حياة الموظف ....

[beautiful life]

من يبدأ يومه من دون تخطيط فهو يخطط لفشله.

فكممن يوم اكتشفنا في نهايته أننا لم ننجز شيئا يذكر ليس لسبب سوى أننا لم نحسن ترتيبأولوياتنا، اذ شرعنا بتصريف العاجل من الأمور على حساب أعمال مهمة كان يمكن أنتساهم فعليا في تقدمنا نحو تحقيق أهدافناالوظيفية والخاصة. ولأن الموظفين بشر يتحاشون مواجهة توبيخ مديرهم أو انتقاداته اللاذعة بسبب تقصيرهم بالعمل فانهممدعوون الى التخطيط الصباحي والتأمل بهدوء لمدة لا تتجاوز 15دقيقة.

ولكي لا يهدرالموظف وقته بالتخطيط المسهب والنظري فان الالتزام بما لا يتجاوز ربع ساعة يوميايعد وقتا كافيا، اذا اتبع الفرد منهجية محددة، سنتطرق اليها لاحقا بحيث تحتوي علىأنشطة اليوم على أعمال تقربنا نحو بلوغ أهدافنا الوظيفية والأسرية والشخصيةالمتعلقة بالترفيه عن النفس وشحذ الهمم،

سواء بتطوير الذات: كالقراءة وحضور المجالسواللقاءات المفيدة أو بممارسة رياضة أو هواية تدخل السرور على قلب الموظف وتمده بمايحتاج من الطاقة اللازمة لأداء متفان طوال الأسبوع.

لا تستهن بالتخطيط

بعض الموظفين يستهينون بمدة 15 دقيقة اعتقادا منهم أنهم كلما قضواأوقاتا أطول في العمل فانهم يتقدمون في مسار حياتهم فلا داعي للتخطيط، حسب رأيهم،غير أنهم ينسون أنهم يمارسون دورا واحدا فقط (أو هدفا واحدا) على حساب أدوار وأهدافحياتية أخرى مهمة، كعلاقتهم مع أنفسهم ومع أسرهم ووالديهم وأصدقائهم. وليس الموظفالناجح هو المتفوق في شركته أو وزارته وفاشل في حياته الاجتماعية والأسرية وعلاقتهمع خالقه.

وقبل جلسةالتخطيط الصباحية لا بد أن يحدد الفرد ما هي أهداف حياته التي يجب أن تكون واضحةوقابلة للقياس ومحددة بمدة زمنية معينة، فلا يصح أن «يتمنى» المرء أن يصبح «أحسن» موظف في بلده من دون أن يحدد ماهية هذا التميز بأهداف واضحة لا لبسفيها.

جدول أعمال

بعد ذلك فان أفضل طريقة لكتابة جدول أعمال اليوم، في أقل من ربعساعة، تكون باتباع مصفوفة ترتيب الأولويات التي قدمها أحد رواد علم الادارة الذيدرس سلوك الناجحين البارزين في العالم لمدة 25 عاما،

وجاء بسبع عادات للناجحين وهوالدكتور ستيفن كوفي، الذي يزور دولة الكويت هذا الأسبوع لتقديم محاضرة جماهيرية

. وهذه المصفوفة تمثل خطة عملية للعادة الثالثة للناجحين وهي «ترتيب الأولويات» ولاقتمثل غيرها من العادات السبع رواجا منقطع النظير في أدبيات الادارة لأهميتها من جهةولأنها عملية وفي غاية البساطة من جهة أخرى.

وعلى المستوى الشخصي فان هذه المصفوفة غيرت الكثير لأنها بمنزلة البوصلة التي ترشدنا الى أفضل طريقةلترتيب أولوياتنا على نحو لا يخلّ بأدوارنا الحياتيةالمتعددة.

المطلوب رسماشارة الجمع (زائد) على ورقة مربعة أصغر من حجم كف اليد بقليل، بحيث ينتج عنهاأربعة مربعات متساوية. يحمل المربع الأيمن العلوي الرقم 1، والمربع الأيسر العلويالرقم 2، والرقم 3 في المربع الأيمن السفلي، والمربع الأيسر السلفي رقم 4 كما هوموضح بالرسم.

4

مربعات

المربع «1»: طبيعةهذه الأنشطة أنها لتصريف العاجل من الأمور التي لا تحتمل التأجيل، ولكنها ليستدائما ذات أهمية تذكر على المدى الطويل في مسيرة حياتنا نحو تحقيق أهدافنا، ومنأمثلتها: دفع قيمة فاتورة حان اليوم آخر موعد لسدادها أو تسليم تقرير طارئ أوالحاجة للتسوق في آخر يوم من التنزيلات وما شابهها. والملاحظ أن معظم الناس يقضونأوقاتهم في هذا المربع. وبرغم أهمية أنشطة هذا المربع غير أن المواظبة على هذهالأنشطة لا يحدث تغيرا جذريا في حياتنا وخاصة تحقيق أهدافنا على المدىالطويل.

المربع «2» (المربع الذهبي):أنشطة هذا المربع هي الأهم على الاطلاق، لأنها تضم أعمالنا «المهمة» بالنسبة الينا، ولكنها «غير عاجلة». وهي أعمال تؤدي المواظبة عليها الى «تطوير قدراتنا على المدى الطويل» وتحقيق أهدافنا بطريقة سليمة، كالقراءة والرياضةوالعبادة وبناء العلاقات والتخطيط الطويل المدى سواء كان وظيفيا أوعائليا أو مالياوغيرها. بعبارة أخرى الأعمال التي توضع في هذه الخانة هي التي ان واظبنا عليها سوفنلمس منها تغيرا ايجابيا ملحوظا في حياتنا على المدى الطويل.

على سبيل المثال: اذاكان هدف الفرد أن يصبح مديرًا بارزًا في شركته أو وزارته فلابد أن يستغرق وقتًاأكثر في أعمال تنمي هذا الطموح أو الهدف مثل حضور الدورات التدريبية الجيدة، وحضورالمؤتمرات، وقضاء وقت كاف في ممارسة القدرات الادارية بالاحتكاك بالموظفين لصقلمواهبه، وبناء العلاقات الاجتماعية المهمة، وهي أعمال «مهمة» جدا ولكنها ليست «عاجلة» بطبيعة الحال.

اذ ان هذه الأعمال يمكن تأجيلها الى أوقات أخرى، ولكنها تبقىأعمالا ذات أهمية كبرى وتؤثر على حياتنا. ان أكثر ما يشغلنا عن قضاء وقت أطول فيانجاز أعمال المربع «2» هو انشغالنا بما هو «عاجل» عما هو «مهم» جدا على المدىالطويل بحيث يساهم في تغيير مجرى حياتنا.

المربع «3»: في هذا المربع توضع الأنشطة «غير المهمة» التي تميل الىأن تكون «عاجلة». مثال ذلك الرد على بعض الاتصالات الهاتفية، أو الرسائل البريدية،أو حضور بعض الاجتماعات، وما شابهها.

المربع 4: أما كل عمل ليس مهماً ولكنه عاجل فانه يقع في خانة المربع «4»، مثل الأنشطة الترفيهية كالتسوق أو مشاهدة التلفاز أو تصفح الانترنت، أو اجراءاتصالات هاتفية للسؤال عن أصدقاء وهكذا.

اعداد هذه المصفوفة المبسطة هو أهم 15 عشر دقيقة يمكن أن يستثمرهاالموظفون في حياتهم يوميا، لأن مردودها المادي والمعنوي كبير على مسيرة حياتهم حتىلا يتخبطوا في أعمالهم اليومية مقدمين أعمالا أقل أهمية على أعمال أكثر أهمية.

كماأنها تشعر الموظف بالرضا الداخلي لأنه ينجز ما يستحق الانجاز ويؤجل ما يستحق ذلك مندون الشعور بوخز الضمير.

ولذا فانه من الأهمية بمكان أن يضع الموظف نصب عينه دوماالأعمال التي تقع في الخانة رقم 2 لأنها كما قلنا أعمال «مهمة ولكنها غير عاجلة» وهي بطبيعة الحال صفات الأعمال التي ان واظبنا عليها، فانها تغير فعليا مجرى حياتنا

مع احـــــترامي للجمـــيع